目前，在市场上有越来越多的被称为文档管理系统(DMS)的应用软件也提供产品数据管理的功能。这些系统最初被应用于管理领域，主要用来对由各种办公软件所产生的数据进行管理，以及对TIFF格式的纸质文档，如报价书、订货清单、订货合同、供货清单、发票和其他文档进行收集和存档。同样，文档管理系统也采用元数据以及指向具体文件的引用指针对文档进行管理。版本管理和权限管理、电子邮件和分发管理等，也包括在文档管理系统的功能范围之内。
与PDM系统相比较，文档管理系统将其重点放在对通用的文档和工作流的管理上。对总体设计报告、工程图、计算书、工艺过程规划和NC程序等进行管理，对于文档管理系统来说是不成问题的，不过此时的前提条件是必须提供与有关CAx系统的接口。PDM系统的核心功能，如零件管理(基本数据)、零件分类(事物特性表)、产品结构管理(层次式的产品模型)和产品配置(最完整物料清单)等，一般的文档管理系统是不具备这些功能的。纯粹的文档管理系统只能用来对工程图进行管理，而不能作为企业级的技术信息系统。
ERP系统
在80年代，很多人都试图利用PPS系统来实现计算机对赘个制造企业的控制。当时所提出的CIM哲理，也是试图利用一个集成的PPSICAx应用系统来对企业的产品开发、工艺过程规划、采购、生产计划和制造控制等活动进行统一的管理。但是，当人们对这种方法可能带来的机遇有了清晰的认识以后，又重新回到了现实中来。作为对人力资源、财务、物料、生产计划和销售等进行管理的管理信息系统。还不能够满足技术部门提出的各种需求，因此还未能达到GIM哲理的预期效果。
利用新一代的PPS系统，即企业资源计划(ERP)系统，可以加速建立产品数据并且明显地改善数据的质量。但是，如果人们从技术和管理的应用领域明确提出不同的需求，那么很快就会发现，ERP系统并不适合于作为技术信息系统。作为ERP系统核心组成部分的生产计划模块，其必须利用产品开发所产生的结果才能编制原材料采购计划以及内部和外部的工作任务单，并对这些计划和任务进行协调。
为此，需要从PDM数据库中调用已发放的物料清单、零件基本数据、工程图、工作计划、装配计划和检验计划等，然后下达给制造部门(参见图3-120)。所以，在ERP系统中必须提供用来进行物料清单管理、物料管理和文档管理的模块。于是，有人由此而得出了一个结论，即ERP系统应该提供一些必要的PDM功能。从管理的角度来看这似乎很有吸引力，而从技术的角度来看这样做是不现实的。
产品的开发过程是一个交互迭代的过程。最初时提出一个对于产品的大致构想，然后开始确定产品的工作原理，接着进行概念设计，构建产品的功能结构，最后进行产品的接细设计。在这个开发过程中，需要对许许多多的设想进行记录归档、废弃、更改和优化等工作。新的Know-how形成以后。
通常不能全部用于新产品中，所以有一点是相当重要的，即应该将这些Know-how保存在企业的知识库中，以备稍后需要时使用。不仅保存产品信息同时也保存经验，这对于保持企业的中长期竞争优势是大有裨益的。当人们认识到这个事实以后便会明白，PDM系统中的数据是始终处于变化之中的。元数据和相应的文档不断地更改其处理状态、版本号、成熟度和所处的阶段。所以产品数据的可追溯性是非常重要的，例如当前产品的上一个版本是怎样的?两个版本之间的区别在哪里?为什么要进行更改?如此等等，只有经过特殊设计的PDM系统才能够回答这些问题。
ERP系统的工作原理与PDM系统完全不同。ERP系统的优势在于支持完成企业管理方面的任务，其计算机技术的实现也是基于这种出发点的。在电子产品数据的基础上，ERP系统对物流进行规划、协调和控制。在由开发设计部门生成的物料清单、零件基本数据和工程图以及由销售部门产生的任务单的基础上，ERP系统负责编制数童计划、进度计划和能力需求计划以及原材料和成品的采购计划等。
工艺过程规划和NC程序是编制车间作业计划和装配任务单的基础。在这种情况下，产品数据的版本信息是不重要的。因为ERP系统在进行生产计划与控制的过程中只能读取由产品开发部门提供的信息，所以对于每一个实体只有一个惟一的版本号。因此在通常情况下，ERP系统的数据模型是不考虑版本的处理问题的。
对技术信息系统的需求和对管理信息系统的需求是完全不一样的，反映在系统的逻辑结构上，两者之间也有很明显的区别。为了使管理信息系统同样也能满足技术部门用户的需求，在ERP系统与CAD系统之间开发一个接口的做法是不可取的。有些人希望利用ERP系统来替代PDM系统，这是一种不恰当的做法，因为这样并不能解决技术部门迫切需要解决的问题，也不能实现企业的战略目标。不应该将PDM系统与ERP系统对立起来进行讨论。而是应该将两者有机地结合起来，这样才有实现CIM哲理的可能胜。
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